L'archivio digitale del SAN comprende sia documenti residenti in un sistema esterno, al quale l'utente è rinviato ai fini di una più accurata e completa consultazione, sia oggetti digitali che, per finalità diverse, vengono direttamente immagazzinati e visualizzati in SAN. Ai fini della descrizione e gestione di entrambe le tipologie è stato elaborato un apposito tracciato di metadati basato sullo standard METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), standard per la codifica e l'interscambio di metadati espressi in XML che fornisce uno strumento per rappresentare i metadati (descrittivi, amministrativi e strutturali) necessari sia alla gestione degli oggetti di un deposito digitale che allo scambio di tali oggetti tra depositi (o tra i depositi e i propri utenti).
Solo in questo secondo caso sono previsti anche metadati tecnici (sostanzialmente gli elementi ritenuti obbligatori dallo standard ANSI/NISO Z39.87 - Data Dictionary - Technical Metadata for Digital Still Images) da affiancare ai metadati descrittivi.
Lo standard METS-SAN è il frutto dell’attività coordinata, tra il 2009 e il 2010, di tre gruppi di lavoro costituiti presso la Direzione generale per gli archivi che hanno lavorato per la definizione dei metadati degli oggetti digitali per l'Archivio digitale SAN e l’elaborazione dei vocabolari controllati da utilizzare come riferimento per alcuni elementi del tracciato.
Il documento finale è stato redatto tra maggio e settembre 2010 e rilasciato nella versione definitiva nel novembre 2010.
Ogni record METS-SAN avrà obbligatoriamente una sezione descrittiva secondo lo standard EAD, un’area che conterrà le relazioni tra le risorse archivistiche del Catalogo delle risorse archivistiche (CAT) e gli oggetti digitali dell'archivio digitale del SAN, espresse nel formato Resource Description Framework (RDF), nonché dati tecnici codificati secondo il formato Metadata for Images in Xml (MIX) e metadati relativi alla gestione dei diritti d’autore, secondo il tracciato METS Rights.
Lo standard METS-SAN è pertanto articolato in più sezioni, come di seguito indicato:
- header (metsHdr) con le informazioni relative ai codici identificativi, riferimenti a progetto di digitalizzazione, ai responsabili dei dati e al record METS stesso;
- metadati descrittivi (dmdSec), comprendente la descrizione della risorsa digitalizzata e le relative informazioni di contesto, espresse, sia l'una che le altre, mediante un sottoinsieme di elementi EAD;
- metadati descrittivi (dmdSec) relativi alle relazioni e rappresentati secondo lo standard Resource Description Framework (RDF), comprendenti i riferimenti alla scheda descrittiva del sistema d'origine presente in SAN e alle schede CAT pertinenti; alle relazioni verso altre sezioni del portale SAN e a quelle verso altri oggetti digitali presenti in SAN;
- file (fileSec), con i riferimenti ai rispettivi file digitali;
- metadati amministrativi (amdSec) comprendente i metadati tecnici per i soli oggetti digitali compresi nella teca SAN espressi secondo lo standard Metadata for Images in Xml, (MIX)
- metadati sui diritti, inerenti al copyright e alle informazioni sulle licenze d’uso, espressi secondo lo standard METS Rights;
All'interno dell'Archivio Digitale SAN (Digital Library) queste informazioni sono trasformate in un formato interno specifico (FOXML – Fedora), mantenendo come riferimento il documento METS.
