Nel corso del primo decennio del secolo XXI per iniziativa di vari soggetti pubblici e privati sono stati progettati e realizzati in Italia molteplici sistemi di descrizione archivistica a livello locale, regionale e nazionale dedicati a promuovere, attraverso il web, la diffusione della conoscenza del patrimonio archivistico e a renderne più facile la consultazione.
Per quanto concerne gli Archivi di Stato, mentre alcuni di essi (quali Firenze, Torino, Milano, Venezia, Bologna, Roma, Napoli) hanno sviluppato un proprio sistema d'istituto, la Direzione generale archivi ha realizzato due sistemi per la descrizione del patrimonio degli Archivi di Stato (il Sistema Guida generale degli Archivi di Stato e il Sistema informativo degli Archivi di Stato - Sias) e uno (il Sistema informativo unificato delle soprintendenze archivistiche - Siusa) dedicato al censimento degli archivi pubblici e di quelli privati dichiarati d'interesse storico particolarmente importante, sui quali si esercita la tutela delle Soprintendenze archivistiche e bibliografiche regionali.
Dalla necessità di raccordare questi diversi sistemi e di fornire al pubblico un unico punto di accesso alla descrizioni archivistiche è scaturita la progettazione e la realizzazione del Sistema Archivistico Nazionale - SAN che si è proposto come uno strumento di raccordo fra i diversi sistemi archivistici e di primo orientamento per la ricerca archivistica sul web, rispettando, al contempo, l'autonomia e le specificità di ciascuno dei sistemi che vi confluiscono e che risultano valorizzati dalla maggiore visibilità ottenuta.
Nel 2022 l’Icar ha avviato un progetto di reingegnerizzazione di tutti i sistemi informativi (Sias, Siusa, Portale strumenti di ricerca online e Archivio Digitale), con l’obiettivo di superare il “modello separato” (diversi sistemi con descrizioni e authority non in relazione fra loro) per giungere ad un “modello integrato”. Tale progetto, denominato Sistema Informativo Archivistico (SIA), punta a integrare Sias, Siusa, Portale Strumenti di ricerca online e Archivio Digitale in una nuova architettura informativa comune, con la condivisione del modello dati e dei contenuti, a gestire gli oggetti digitali, collegati alle descrizioni tramite una Teca Digitale e a fornire agli Archivi di Stato un servizio applicativo per la sala studio virtuale.
