Nel corso del primo decennio del nuovo secolo per iniziativa di vari soggetti pubblici e privati sono stati progettati e realizzati in Italia molteplici sistemi di descrizione archivistica a livello locale, regionale e nazionale dedicati a promuovere, attraverso il web, la diffusione della conoscenza del patrimonio archivistico e a renderne più facile la consultazione.
Per quanto concerne gli archivi di Stato, mentre alcuni di essi (quali Firenze, Torino, Milano, Venezia, Bologna, Roma, Napoli) hanno sviluppato un proprio sistema d'istituto, la Direzione Generale per gli Archivi ha realizzato due sistemi per la descrizione del patrimonio degli archivi di Stato - il Sistema Guida Generale degli Archivi di Stato, e il Sistema informativo degli Archivi di Stato (SIAS) – e uno - il Sistema informativo unificato delle soprintendenze archivistiche (SIUSA) – dedicato al censimento degli archivi pubblici e di quelli privati dichiarati d'interesse storico particolarmente importante, sui quali si esercita la tutela delle Soprintendenze archivistiche regionali (oggi Soprintendenze archivistiche e bibliografiche).
Dalla necessità di raccordare questi diversi sistemi e di fornire al pubblico un unico punto di accesso alla descrizioni archivistiche è scaturita la progettazione e la realizzazione del Sistema Archivistico Nazionale (SAN) che si propone di essere uno strumento di raccordo fra i diversi sistemi archivistici e di primo orientamento per la ricerca archivistica sul web, rispettando, al contempo l'autonomia e le specificità di ciascuno dei sistemi che vi confluiscono e che risultano valorizzati dalla maggiore visibilità ottenuta.
Il Decreto del Direttore Generale per gli Archivi del 9 dicembre 2011 ha affidato all'Istituto Centrale per gli Archivi la manutenzione, la gestione e lo sviluppo del SAN, mentre la determina del medesimo Direttore Generale del 5 dicembre 2014 gli ha attribuito anche la cura dei Portali tematici afferenti al SAN e il coordinamento e la cura dei sistemi descrittivi archivistici di impianto nazionale quali il Sistema Guida Generale degli Archivi di Stato, il SIAS e il SIUSA.
L'Icar è anche responsabile dei rapporti con tutti i soggetti che con i loro dati contribuiscono al SAN e coordina la redazione e l'aggiornamento del SIAS e del SIUSA, d'intesa con la Direzione Generale Archivi.
