La funzione di raccordo del SAN, come strumento di accesso unificato ai sistemi informativi archivistici nazionali e locali presenti sul web, è assicurata attraverso la confluenza nel Catalogo delle risorse archivistiche (CAT-SAN) di schede descrittive standardizzate di complessi archivistici, soggetti produttori, soggetti conservatori, strumenti di ricerca, trasmessi al SAN dai sistemi aderenti attraverso tracciati e protocolli di scambio elaborati appositamente
L'architettura e i tracciati del CAT sono stati predisposti, nei primi mesi del 2009, dalla Sottocommissione tecnica per la definizione dei metadati relativi alle risorse archivistiche che dovranno essere accessibili attraverso il Sistema Archivistico Nazionale (d'ora in avanti per semplicità “Commissione tracciati CAT”), costituita nella seduta del 17 dicembre 2008 della Commissione tecnica paritetica Stato-Autonomie locali per la definizione degli standard e per il censimento e l’inventariazione del patrimonio archivistico e nominata ufficialmente con Decreto 29 gennaio 2009 n. 15/2009 del Direttore Generale per gli Archivi.
Poiché il Catalogo delle risorse archivistiche si propone di fornire all'utente una prima informazione essenziale sul patrimonio archivistico nazionale per poi rinviare ai sistemi aderenti per descrizioni più ampie e approfondite, il suo tracciato record è composto di pochi campi, individuati sulla base degli elementi considerati obbligatori o essenziali dagli standard internazionali di descrizione. Inoltre, di fronte a possibili alternative, si sono privilegiate soluzioni di minor strutturazione e di maggior aggregazione delle informazioni, al fine di rendere il tracciato del CAT il più aperto ed interoperabile possibile nei confronti dei sistemi di provenienza. Ci si è discostati da questo criterio solo laddove la funzione svolta dai dati, ad esempio per le esigenze della ricerca, richieda che essi siano configurati secondo modalità definite.
Le schede di ciascuna delle entità descritte rispondono alle specifiche di seguito indicate.
Complessi Archivistici
Nel CAT sono descritti i complessi archivistici di primo livello (fondi, complessi di fondi) o di livello inferiore, che si configurino come fondi autonomi, oppure che abbiano propri soggetti produttori, distinti da quelli dei complessi archivistici nel quale sono inclusi. È compito di ciascuno dei sistemi afferenti definire le modalità di applicazione di questo criterio nel proprio ambito. Poiché lo stesso fondo o complesso archivistico può essere descritto in più di uno dei sistemi aderenti, nel CAT possono essere presenti più schede descrittive per il medesimo fondo o complesso.
Soggetti Produttori
Nel CAT sono importate le schede descrittive di soggetti produttori collegate a quelle dei complessi archivistici confluite in CAT dai sistemi aderenti. Poiché lo stesso soggetto produttore può essere descritto in più di uno dei sistemi aderenti, nel CAT possono essere presenti più schede descrittive per il medesimo soggetto produttore.
Soggetti Conservatori
I soggetti conservatori descritti in CAT sono costituiti dalle istituzioni archivistiche e dagli altri soggetti pubblici e privati che detengono complessi archivistici a loro volta descritti in CAT. Poiché lo soggetto conservatore può essere descritto in più di uno dei sistemi aderenti e quindi nel CAT possono confluire più schede descrittive dello stesso soggetto conservatore, viene individuata una scheda soggetto conservatore d'autorità, cui l'utente è prioritariamente indirizzato.Tale scheda è in parte compilata a cura della redazione del SAN.
Strumenti di Ricerca
Nel CAT confluiscono le informazioni sugli strumenti di ricerca che sono utili a segnalare l'esistenza e le qualità essenziali, ma solo in funzione dei complessi archivistici cui si riferiscono e ai fini di una sommaria valutazione da parte dell'utente della pertinenza di questi ultimi rispetto ai loro interessi di ricerca.
La Commissione tracciati CAT ha elaborato anche i tracciati in formato XML che rendono possibile l'interoperabilità fra i sistemi aderenti e il CAT. Tali tracciati sono basati su formati standard internazionalmente riconosciuti adattati alle finalità che si propone il CAT.
In particolare:
- per i complessi archivistici è utilizzato lo standard EAD (Encoded Archival Description);
- per i soggetti produttori è utilizzato lo standard EAC-CPF (Encoded Archival Context for Corporate Body, Persons and Families);
- per i soggetti conservatori è stato elaborato un tracciato ad hoc, sulla base dello standard EAC (Encoded Archival Context);
- per gli strumenti di ricerca è utilizzato lo standard EAD (Encoded Archival Description), in particolare la sezione header.
È stato inoltre elaborato uno schema XML, il cosiddetto formato cat-import, che raggruppa in un unico contenitore i quattro schema relativi alle quattro entità suindicate e che viene utilizzato per le procedure di esportazione dai sistemi aderenti e di importazione nel SAN.
La confluenza di descrizioni archivistiche provenienti da un sistema che voglia aderire al SAN richiede che venga condotta la mappatura fra il tracciato del sistema aderente e i tracciati CAT e che vengano messi a punto formati di scambio in XML, secondo le specifiche del formato cat-import. Tali attività possono essere svolte in collaborazione con i tecnici dell'Istituto centrale per gli archivi.
