L’ICAR è stato formalmente istituito con il Decreto legislativo 20 ottobre 1998, n. 368: Istituzione del Ministero per i beni e le attivita' culturali, a norma dell'articolo 11 della legge 15 marzo 1997, n. 59, che all’art. 6, comma 4 recita: "Presso il Ministero è istituito l'Istituto centrale per gli archivi con compiti di definizione degli standard per l'inventariazione e la formazione degli archivi, di ricerca e studio, di applicazione di nuove tecnologie. L'organizzazione e le funzioni dell'istituto sono disciplinate con i provvedimenti di cui all'articolo 11, comma 1. Con i medesimi provvedimenti possono essere riordinati gli organi e gli istituti di cui al comma 3 e possono essere costituiti istituti speciali per lo svolgimento di compiti di studio, ricerca, sperimentazione e documentazione, consulenza tecnicoscientifica alle amministrazioni pubbliche e ai privati, elaborazione di norme e standard metodologici per il settore di appartenenza".
Tuttavia l’attività dell’istituto è concretamente iniziata solo dieci anni dopo, quando ne sono state definite la struttura e le funzioni nel Regolamento approvato con decreto ministeriale del 7 ottobre 2008, il cui art. 1 affida all’Istituto “attività di studio, ricerca, elaborazione di metodologie in materia di ordinamento e inventariazione di archivi storici, gestione e conservazione degli archivi in formazione, applicazione di nuove tecnologie” anche in collaborazione con “Istituti, italiani e stranieri, interessati all’attività di ricerca nelle materie di competenza”. Inoltre, “l’ICAR può svolgere altresì attività di aggiornamento professionale dei dipendenti pubblici che operano negli archivi, tramite convenzioni con le amministrazioni di appartenenza. Tale attività, su espressa richiesta, può essere espletata anche a favore di privati.”
Con decreto del Direttore generale degli Archivi del 9 dicembre 2011 è stato assegnato all’Istituto il coordinamento tecnico-scientifico del Sistema Archivistico Nazionale. A questo fine, l’ICAR cura “l'integrazione e condivisione delle risorse archivistiche informatizzate; la cooperazione tra istituti archivistici; l'elaborazione di direttive e di standard per l'acquisizione e il trattamento delle immagini, l'interoperabilità tra sistemi informativi; la cooperazione con i network culturali nazionali e internazionali; la sperimentazione e diffusione di nuove tecnologie”. Dal 2011 una Redazione appositamente costituita, si occupa di svolgere “attività di controllo, integrazione, normalizzazione e indicizzazione delle basi dati dei sistemi archivistici statali”, e cura l’implementazione dei contenuti redazionali del SAN e dei Portali tematici ad esso afferenti, compresa la metadatazione delle risorse digitali in essi rese disponibili.
Con successiva determina del Direttore generale Archivi del 5 dicembre 2014 sono state trasferite all’Istituto anche le funzioni di coordinamento dei nove Portali tematici realizzati all’interno del Sistema Archivistico Nazionale e degli altri sistemi informativi archivistici di rilievo nazionale (Sistema Guida Generale, Sistema Informativo degli Archivi di Stato, Sistema Unificato delle Soprintendenze Archivistiche).
Con il d.p.c.m. 2 dicembre 2019, n. 169, Regolamento di organizzazione del Ministero per i beni e le attivita' culturali e per il turismo, degli uffici di diretta collaborazione del Ministro e dell'Organismo indipendente di valutazione della performance, l’Istituto centrale per gli archivi, pur continuando a dipendere funzionalmente dalla Direzione generale Archivi, è stato collocato tra gli istituti centrali dotati di autonomia sui quali svolge funzioni di indirizzo l'Istituto centrale per la digitalizzazione del patrimonio culturale, Digital Library; le risorse umane e strumentali gli sono assegnate dalla Direzione generale Educazione, ricerca e istituti culturali, d'intesa con la Digital Library, con la Direzione generale Organizzazione e con la Direzione generale Bilancio.
Con il d.m. 3 febbraio 2022, n. 46, Organizzazione e funzionamento degli Istituti centrali e di altri istituti dotati di autonomia speciale del Ministero della cultura, è disciplinato l’organizzazione e il funzionamento degli istituti centrali e degli altri istituti con finalità particolari dotati di autonomia speciale, tra i quali l'ICAR con le relative funzioni, di cui all'art. 18 comma 3.
L’Istituto ha sede presso la Biblioteca Nazionale Centrale di Roma, in viale Castro Pretorio 105.
Direttori
Daniela Grana (ottobre 1998-agosto 2008);
Luigi Londei (agosto 2008 – settembre 2009);
Marina Giannetto (settembre 2009 – maggio 2015);
Mauro Tosti Croce ad interim (maggio - settembre 2015);
Stefano Vitali (ottobre 2015 – giugno 2020);
Elisabetta Reale (giugno 2020 – aprile 2022);
Sabrina Mingarelli (maggio 2022 - in carica).
