L’Istituto centrale per gli archivi - ICAR svolge attività di studio, ricerca, coordinamento tecnico-scientifico e di formazione e divulgazione in materia di descrizione e digitalizzazione di beni archivistici.
Promuove e partecipa a iniziative in materia di ordinamento, inventariazione, descrizione e digitalizzazione degli archivi storici, di gestione e conservazione degli archivi in formazione, collaborando anche con organismi di ricerca italiani ed internazionali.
Presta assistenza e consulenza tecnico-scientifiche agli organi periferici del Ministero, a enti e istituti culturali, anche a favore di enti pubblici e privati italiani e stranieri, a seguito di convenzioni specifiche.
In accordo con la Direzione generale archivi, l’ICAR promuove e coordina l’elaborazione di norme nazionali e favorisce la divulgazione degli standard internazionali di settore, garantendo l’uniformità delle descrizioni nei sistemi archivistici e cura la gestione dei sistemi dei sistemi informativi nazionali di competenza, promuovendone l’interoperabilità con altri sistemi.
L’Istituto cura la pubblicazione online delle risorse digitali di settore attraverso Archivio Digitale e portali tematici dedicati.
È punto di riferimento per la formazione e l’aggiornamento dei dipendenti pubblici di settore nell’ambito dei sistemi informativi applicati al settore archivistico, elaborando prodotti didattici rispondenti alle esigenze del personale.
L’ICAR può svolgere funzioni di tesoreria per gli introiti derivanti dalle attività degli istituti archivistici e della Direzione generale archivi.
L’ICAR è stato formalmente istituito con il Decreto legislativo 20 ottobre 1998, n. 368: Istituzione del Ministero per i beni e le attività culturali, a norma dell'articolo 11 della legge 15 marzo 1997, n. 59, che all’art. 6, comma 3 recita: "Presso il Ministero è istituito l'Istituto centrale per gli archivi con compiti di definizione delle modalità tecniche per l'inventariazione e la formazione degli archivi, di ricerca e studio, di applicazione di nuove tecnologie. L'organizzazione e le funzioni dell'istituto sono disciplinate con regolamento, adottato ai sensi dell’articolo 17, comma 1 della legge 23 agosto 1988, n. 400. Con i medesimi provvedimenti possono essere riordinati gli organi e gli istituti di cui al comma 2 e possono essere costituiti istituti speciali per lo svolgimento di compiti di studio, ricerca, sperimentazione e documentazione, consulenza tecnico-scientifica alle amministrazioni pubbliche e ai privati, elaborazione di norme e standard metodologici per il settore di appartenenza". L’attività dell’Istituto, tuttavia, è concretamente iniziata solo dieci anni dopo, quando ne sono state definite la struttura e le funzioni nel Regolamento approvato con decreto ministeriale del 7 ottobre 2008, il cui art. 1 affida all’Istituto “attività di studio, ricerca, elaborazione di metodologie in materia di ordinamento e inventariazione di archivi storici, gestione e conservazione degli archivi in formazione, applicazione di nuove tecnologie” anche in collaborazione con “Istituti, italiani e stranieri, interessati all’attività di ricerca nelle materie di competenza”. Inoltre, “l’ICAR può svolgere altresì attività di aggiornamento professionale dei dipendenti pubblici che operano negli archivi, tramite convenzioni con le amministrazioni di appartenenza. Tale attività, su espressa richiesta, può essere espletata anche a favore di privati.”
Con il d.p.c.m. 2 dicembre 2019, n. 169, Regolamento di organizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali e per il turismo, degli uffici di diretta collaborazione del Ministro e dell'Organismo indipendente di valutazione della performance, l’Istituto centrale per gli archivi, pur continuando a dipendere funzionalmente dalla Direzione generale archivi, è stato collocato tra gli istituti centrali dotati di autonomia sui quali svolge funzioni di indirizzo l'Istituto centrale per la digitalizzazione del patrimonio culturale, Digital Library; le risorse umane e strumentali gli sono assegnate dalla Direzione generale educazione, ricerca e istituti culturali, d'intesa con la Digital Library, con la Direzione generale organizzazione e con la Direzione generale bilancio.
Con il d.m. 3 febbraio 2022, n. 46, Organizzazione e funzionamento degli Istituti centrali e di altri istituti dotati di autonomia speciale del Ministero della cultura, è disciplinata l’organizzazione e il funzionamento degli istituti centrali e degli altri istituti con finalità particolari dotati di autonomia speciale, tra i quali l'ICAR con le relative funzioni, di cui all'art. 18 comma 3.
Con d.p.c.m del 15 marzo 2024, n. 57, Regolamento di organizzazione del Ministero della cultura, degli uffici di diretta collaborazione del Ministro e dell'Organismo indipendente di valutazione della performance, è disciplinata l'organizzazione degli istituti centrali dotati di autonomia speciale, tra i quali l'ICAR che costituisce una delle articolazioni organizzative della Direzione generale per gli archivi. L'Istituto, ai sensi dell'art. 24, è un ufficio di livello dirigenziale non generale con le funzioni di autonomia scientifica, finanziaria, organizzativa e contabile.
L’Istituto ha sede presso la Biblioteca nazionale centrale di Roma, in viale Castro Pretorio 105.
Direttori
Daniela Grana (ottobre 1998-agosto 2008);
Luigi Londei (agosto 2008 – settembre 2009);
Marina Giannetto (settembre 2009 – maggio 2015);
Mauro Tosti Croce ad interim (maggio - settembre 2015);
Stefano Vitali (ottobre 2015 – giugno 2020);
Elisabetta Reale (giugno 2020 – aprile 2022);
Sabrina Mingarelli (maggio 2022 - maggio 2024);
Chiara Veninata (maggio 2024 - in carica).
