Origine e caratteri del progetto
Il SIAS convoglia le informazioni attualmente più aggiornate e tendenzialmente più complete relative al patrimonio archivistico conservato negli archivi di Stato. Esso è stato progettato con tecnologie client-server in ambiente Microsoft in uso all’inizio degli anni 2000, così come risalente ad allora è il sistema di consultazione via web. La procedura di popolamento e di aggiornamento dei dati prevedeva che i singoli archivi compilassero le descrizioni utilizzando un'istanza del programma, denominato Amanuense, installato su computer o server dell'Istituto e inviassero successivamente un backup della banca dati all'Istituto centrale per gli archivi per il suo caricamento nel database centrale. Più recentemente sono state realizzate presso l'ICAR macchine virtuali per alcuni archivi di Stato, consentendo più efficienti procedure di aggiornamento del database centrale.
Nel corso degli ultimi anni il sistema è stato mantenuto operativo con una serie di attività di conservazione tese a contrastare la progressiva obsolescenza delle sue principali componenti e ha continuato ad erogare i servizi a circa 120 fra Archivi di Stato e Sezioni di Archivio di Stato e ad assicurare l'esportazione dei dati verso il Sistema Archivistico Nazionale, grazie a strumenti esterni.
L'aggravarsi dei problemi di obsolescenza non solo rende impossibile adeguare il tracciato alle nuove esigenze modalità descrittive via via emerse, ma mette a serio repentaglio la stessa salvaguardia ed accessibilità dei dati.
Nell'autunno 2015 è stato elaborato un programma di lavoro, che ha come obiettivo la completa reingegnerizzazione del sistema grazie all'adozione di una nuova piattaforma software che garantisca il recupero dei dati attualmente in SIAS. Il programma si articola nelle seguenti fasi:
- fase 1: individuazione della nuova piattaforma software; riversamento delle descrizioni relativi ai complessi archivistici e alle schede collegate (soggetto produttore, soggetto conservatore, strumento di ricerca, bibliografia, ecc.);
- fase 2: bonifica, revisione, correzione e integrazione dei dati SIAS migrati nel nuovo ambiente software;
- fase 3: predisposizione dell'interfaccia di consultazione dei dati sul web ed avvio della progressiva pubblicazione delle descrizioni corrette ed integrate;
- fase 4: recupero delle descrizioni di unità presenti in SIAS e loro ricomposizione all'interno di strumenti di ricerca digitali collegati ai relativi complessi archivistici.
Fase 1 (ottobre 2015-giugno 2016)
Per ragioni di economia e con l'intento di mettere a frutto competenze esistenti nell'ambito dell'Amministrazione archivistica, la procedura di scelta del nuovo ambiente software destinato ad accogliere le descrizioni archivistiche del Sistema informativo degli archivi di Stato si è in primo luogo indirizzata a verificare la possibilità di riutilizzo di piattaforme software a disposizione della stessa Amministrazione. L'analisi dei tracciati SIAS e dei requisiti richiesti per il nuovo software e il loro confronto con i caratteri del Sistema informativo unificato delle soprintendenze archivistiche ha portato ad individuare in quest'ultimo l'ambiente nel quale potevano essere migrati, senza eccessive difficoltà e con interventi di bonifica sostanzialmente limitati, i dati SIAS relativi alle descrizioni dei complessi archivistici, dei soggetti produttori e conservatori.
Tale scelta è stata attuata mediante un accordo stipulato con la Scuola Normale Superiore di Pisa nel dicembre 2015. Dopo una fase di progettazione della migrazione che ha permesso di elaborare un accurato mapping tra i tracciati SIAS e quelli SIUSA, si è provveduto ad effettuare vari test di trasferimento dei dati al fine di affinare progressivamente le modalità della migrazione, soprattutto per contenere il più possibile gli interventi manuali di bonifica e correzione dei dati. La migrazione definitiva dei dati SIAS all'interno di una istanza virtuale di SIUSA è stata realizzata, con pieno successo, il 12 giugno scorso.
Al momento della migrazione, SIAS conteneva informazioni relative a 94 archivi di Stato e a 29 sezioni di Archivio di Stato, per un totale di 130.746 complessi archivistici descritti, 520.824 schede di unità archivistiche o documentarie, 21.215 soggetti produttori e 16.678 strumenti di ricerca censiti.
Fase 2 (giugno 2016-2018)
Ultimata la migrazione dei dati si è provveduto a comunicare agli Archivi di Stato e alle loro Sezioni le credenziali di accesso al sistema (user name e password), inizialmente limitate alla sola lettura, al fine di rendere possibile la visione dell’ambiente di back office e della nuova organizzazione dei dati, di verificare i risultati della migrazione e di individuare gli interventi da effettuare in fase di bonifica e correzione dei dati. Nell'ottobre 2016, con l'invio agli Archivi di Stato, delle credenziali di modifica dei dati si è dato avvio agli interventi di revisione e integrazione delle descrizioni SIAS. A questo fine l'ICAR ha elaborato apposite Istruzioni per la revisione, integrazione e validazione dei dati del SIAS importati nel SIUSA/SIAS.
Gli interventi da operare sulle descrizioni importate concernono vari aspetti, fra i quali i più significativi sono:
- correzioni dei valori di alcuni campi, la cui migrazione ha incontrato maggiori difficoltà a causa della non perfetta corrispondenza dei tracciati SIAS e SIUSA; tali sono ad esempio i campi relativi alla bibliografia, oppure alle date o alla descrizione degli strumenti di ricerca;
- normalizzazione delle denominazioni di fondi e soggetti produttori;
- redazione di schede descrittive di entità non presenti nel tracciato originario di SIAS, ma fondamentali per offrire all'utenza importanti informazioni di contesto utili ad orientare la ricerca deli utenti quali le tipologie documentarie, i profili istituzionali relativi oppure i contesti storico-istituzionali, e gli ambiti territoriali;
- compilazione di campi non presenti nei tracciati originari di SIAS, in particolare in quello relativo ai complessi archivistici quali ad esempio la qualifica del complesso archivistico o la storia archivistica;
- approfondimento generale e miglioramento qualitativo delle descrizioni, reso possibile dalla presenza in SIUSA di campi maggiormente articolati e di dimensione più ampia.
In tali interventi i responsabili degli archivi di Stato sono affiancati da collaboratori esterni, secondo le disponibilità finanziarie.
Fase 3 (novembre 2016-aprile 2018)
Nel novembre 2016 è stato siglato un nuovo accordo con la Scuola Normale Superiore di Pisa sulla base del quale sarà possibile definire un modello innovativo di interfaccia di consultazione nella banca dati SIAS che tenga conto della specifica natura della documentazione descritta e dei caratteri di quella peculiare categoria di soggetti conservatori, costituita dagli archivi di Stato.
Oltre alla possibilità di navigare ed effettuare ricerche sull'intera banca dati SIAS, sarà quindi garantita per ciascun archivio di Stato una interfaccia personalizzata di navigazione e ricerca, che potrà essere integrata nel sito web di istituto. L'introduzione di un campo qualifica nel tracciato dei complessi archivistici, consentirà di ordinare la lista dei fondi appartenenti a ciascun archivio su base periodizzante o tipologica per favorirne la ricerca da parte degli utenti.
A partire dall'aprile 2018, è stata avviata la pubblicazione delle descrizioni corrette e integrate dei singoli Archivi di Stato, man mano che ne veniva completata la redazione.
Fase 4 (maggio 2018-febbraio 2020)
La fase 4 ha mirato ad individuare le modalità per recuperare in un nuovo ambiente software le descrizioni delle unità archivistiche e, laddove presenti, le immagini digitali dei documenti, al fine di superare definitivamente il rischio di perdita dei dati a causa dell'obsolescenza dell'attuale applicativo SIAS.
Dal febbraio 2020 è in linea la nuova interfaccia che consente la navigazione e la ricerca sul complesso delle descrizioni di archivi, soggetti produttori e soggetti conservatori pubblicate nel SIAS, indipendentemente dall’Archivio di Stato cui esse si riferiscono.
Pur dando accesso ad un numero ancora limitato di Archivi di Stato, la nuova interfaccia garantisce una prima visione d’insieme, oltre che per Istituto, del patrimonio documentario descritto in SIAS.
Le modalità di consultazione sono le stesse già utilizzate nei singoli siti. La cosiddetta ricerca guidata consente la navigazione sulla base delle seguenti liste:
- fondi, ordinati secondo la sequenza alfabetica oppure per periodizzazione storica o per tipologia del complesso;
- tutti i complessi archivistici, indipendentemente dal livello di descrizione;
- strumenti di ricerca online, sia disponibili nel Portale SAN - Strumenti di ricerca online, in formato dinamico o in file pdf, che nei siti istituzionali degli Istituti archivistici;
- soggetti produttori, distinti per tipologia (enti, famiglie, persone);
- contesti storico-istituzionali, in buona parte recuperati dal Sistema Guida generale degli Archivi di Stato italiani;
- profili istituzionali, anche essi recuperati in parte dal Sistema Guida generale degli Archivi di Stato italiani o dal Sistema informativo unificato delle soprintendenze archivistiche;
- istituti di conservazione, cioè Archivi di Stato e Sezioni di Archivio di Stato.
L’interfaccia consente anche di effettuare una ricerca semplice per parola sul contenuto dei campi principali delle diverse schede e una ricerca avanzata, che permette di condurre ricerche incrociate fra i campi descrittivi delle diverse entità (complessi archivistici, soggetti produttori, istituti di conservazione). Le interrogazioni restituiscono liste di complessi archivistici, di soggetti produttori oppure di istituti di conservazione. E’ sempre possibile raffinare la ricerca sulla base di filtri quali la denominazione, la data ecc.
