L'Istituto Centrale per gli Archivi ha predisposto un pacchetto integrato di formati di scambio in linguaggio xml allo scopo di permettere un elevato livello di interoperabilità fra i principali applicativi e sistemi di descrizione archivistica sviluppati nel nostro Paese e consentire perciò l’esportazione e l’importazione dei dati da e verso di essi. Tale pacchetto, oltre favorire una maggiore integrazione fra i dati residenti in quegli applicativi e sistemi, si propone di incoraggiare la sempre maggiore diffusione di un approccio aperto al loro sviluppo, di ridurre i rischi di perdita di dati e di semplificare il loro recupero di fronte all'insorgere di problemi di obsolescenza dei software adottati o di loro abbandono da parte dei soggetti che ne curano lo sviluppo e la manutenzione, così come è capitato anche in tempi recenti.
Le entità prese in considerazione nei tracciati (complessi archivistici, unità/sottounità archivistiche, unità documentarie, soggetti produttori, soggetti conservatori, strumenti di ricerca, entità/voci d’indice) sono quelle che tipicamente caratterizzano i sistemi descrittivi sviluppati nel nostro paese.
Per quanto concerne i tracciati base, è stato adottato il tracciato CAT-SAN, che costituisce ormai un punto di riferimento consolidato nell’assicurare l’interoperabilità fra i principali sistemi archivistici italiani e il Sistema Archivistico Nazionale. Tali tracciati sono stati ampliati al fine di ricomprendere informazioni non incluse nel tracciato CAT-SAN e che invece sono indispensabili per assicurare la più ampia interoperabilità possibile fra i sistemi di descrizione archivistica. Si è inoltre proceduto al loro allineamento alle versione più recente dei formati standard utilizzati e precisamente ad EAD3 per i complessi archivistici e per gli strumenti di ricerca, valorizzando le peculiarità del nuovo tracciato. Si è confermato il ricorso ad EAC-CPF per la descrizione dei soggetti produttori e al tracciato SCONS del CAT-SAN, opportunamente modificato ed esteso (SCONS2), per la descrizione dei soggetti conservatori di archivi. Il formato EAC-CPF è stato adottato anche per la codifica delle entità/voci d’indice che sono state poste in relazione con complessi archivistici ed unità archivistiche/documentarie mediante il tag <relation>.
Per favorire la più ampia compatibilità fra i vari sistemi e software, in molti casi sono stati predisposti sia elementi descrittivi altamente strutturati che elementi che permettano di fornire la medesima informazione con testi liberi. E' possibile utilizzare alternativamente l'una o l'altra tipologia di elementi descrittivi a seconda della maggiore o minore granularità dei dati del sistema di loro provenienza o destinazione.
Già da qualche tempo l'ICAR sta portando avanti alcune sperimentazioni di applicazione di tali tracciati alla esportazione e importazione di descrizioni archivistiche fra diversi applicativi. Essi sono stati ad esempio inclusi, con pieno successo, in un pacchetto di interventi di manutenzione evolutiva del software di inventariazione open source Archimista.
Prima di addivenire al definitivo rilascio dei tracciati elaborati, l'Istituto Centrale per gli Archivi ha aperto una fase di consultazione rivolta ad archivisti, informatici, tecnici dell'informazione, aziende impegnate nello sviluppo di software di descrizione archivistica al fine acquisire opinioni, pareri e suggerimenti per il loro perfezionamento.
