L'Istituto Centrale per gli Archivi ha predisposto un pacchetto integrato di formati di scambio in linguaggio xml allo scopo di permettere un elevato livello di interoperabilità fra i principali applicativi e sistemi di descrizione archivistica sviluppati nel nostro Paese e consentire perciò l’esportazione e l’importazione dei dati da e verso di essi. Tale pacchetto, oltre favorire una maggiore integrazione fra i dati residenti in quegli applicativi e sistemi, si propone di incoraggiare la sempre maggiore diffusione di un approccio aperto al loro sviluppo, di ridurre i rischi di perdita di dati e di semplificare il loro recupero di fronte all'insorgere di problemi di obsolescenza dei software adottati o di loro abbandono da parte dei soggetti che ne curano lo sviluppo e la manutenzione, così come è capitato anche in tempi recenti.
Le entità prese in considerazione nei tracciati (complessi archivistici, unità/sottounità archivistiche, unità documentarie, soggetti produttori, soggetti conservatori, strumenti di ricerca, entità/voci d’indice) sono quelle che tipicamente caratterizzano i sistemi descrittivi sviluppati nel nostro paese.
Per quanto concerne i tracciati base, è stato adottato il tracciato CAT-SAN, che costituiva un punto di riferimento consolidato nell’assicurare l’interoperabilità con l'ormai dismesso Sistema Archivistico Nazionale. Tali tracciati erano stati ampliati al fine di ricomprendere informazioni indispensabili per assicurare la più ampia interoperabilità possibile fra i sistemi di descrizione archivistica. Si è inoltre proceduto al loro allineamento alle versione più recente dei formati standard utilizzati e precisamente ad EAD3 per i complessi archivistici e per gli strumenti di ricerca, valorizzando le peculiarità del nuovo tracciato. Si è confermato il ricorso ad EAC-CPF per la descrizione dei soggetti produttori e al tracciato SCONS del CAT-SAN, opportunamente modificato ed esteso (SCONS2), per la descrizione dei soggetti conservatori di archivi. Il formato EAC-CPF è stato adottato anche per la codifica delle entità/voci d’indice che sono state poste in relazione con complessi archivistici ed unità archivistiche/documentarie mediante il tag <relation>.
Per favorire la più ampia compatibilità fra i vari sistemi e software, in molti casi sono stati predisposti sia elementi descrittivi altamente strutturati che elementi che permettano di fornire la medesima informazione con testi liberi. E' possibile utilizzare alternativamente l'una o l'altra tipologia di elementi descrittivi a seconda della maggiore o minore granularità dei dati del sistema di loro provenienza o destinazione.
Come esito delle attività di migrazione nel Sistema Informativo Archivistico delle piattaforme descrittive nazionali (SIAS, SIUSA, Archivi digitale e Portale SAN - Strumenti di ricerca) è stato necessario integrare alcuni elementi descrittivi e sanare alcune inconguenze rilevate nel documento pubblicato del 2018. E' stata resa disponibile una versione 1.1 dei tracciati ICAR Import che è stata dotata dei necessari strumenti formali di validazione. Tale versione risulta totalmente retrocompatibile con la versione 1.0.
