Istituto Centrale per gli Archivi - ICAR

Sistema archivistico di descrizione, fruizione e servizi all'utenza

Nel corso del primo decennio del secolo XXI per iniziativa di vari soggetti pubblici e privati sono stati progettati e realizzati in Italia molteplici sistemi di descrizione archivistica a livello locale, regionale e nazionale dedicati a promuovere, attraverso il web, la diffusione della conoscenza del patrimonio archivistico e a renderne più facile la consultazione.

L'amministrazione archivistica ha sviluppato a livello nazionale due sistemi informativi per gli Archivi di Stato (il Sistema Guida generale degli Archivi di Stato e il Sistema informativo degli Archivi di Stato - SIAS) e uno (il Sistema informativo unificato per le Soprintendenze archivistiche - SIUSA) dedicato alla descrizione degli archivi pubblici e di quelli privati dichiarati d'interesse storico particolarmente importante, sui quali si esercita la tutela delle Soprintendenze archivistiche e bibliografiche.

A livello locale si è registrato anche il proliferare di sistemi informativi che hanno descritto il patrimonio archivistico dei singoli istituti (quali Firenze, Venezia, Torino, Roma) sviluppando strutture dati e tecnologie non coerenti con le soluzioni proposte a livello centrale, dando vita ad una sorta di "particolarismo digitale".

Dalla necessità di raccordare i diversi sistemi e di fornire così al pubblico un unico punto di accesso alla descrizioni archivistiche, ha preso avvio la progettazione e la realizzazione del Sistema archivistico nazionale - SAN, che ha costituito per alcuni anni l'aggregatore delle risorse archivistiche rese disponibili sul web da sistemi informativi, banche dati e strumenti di ricerca digitali sviluppati a livello nazionale, regionale e locale.

Nel 2022 l’ICAR ha avviato un progetto di reingegnerizzazione di tutti i sistemi informativi, con l’obiettivo di superare i nodi critici emersi nel corso del tempo:

1. modello separato: descrizioni del patrimonio archivistico nazionale suddivise e confinate in software differenti senza relazioni organiche tra loro
2. authority multiple: esistenza di più descrizioni per la stessa entità nei diversi sistemi, a volte in sovrapposizione e a volte in conflitto tra loro, con qualità differenti dei dati
3. obsolescenza informatica: software progettati e sviluppati circa 15 o 20 anni prima, la cui manutenzione risulta sempre più critica
4. obsolescenza descrittiva: dati originariamente di buona qualità che, senza una omogenea e parallela attività di aggiornamento e revisione, non forniscono un servizio adeguato all'utenza
5. ricerca: punti di accesso multipli alle informazioni, con conseguente disorientamento   per la ricerca degli utenti
6. oggetti digitali: disseminazione in vari sistemi di progetti di digitalizzazione con modalità differenti e non sempre agevoli di fruizione

Questi nodi critici hanno imposto all'ICAR una riflessione sulla riorganizzazione dell’architettura dei sistemi informativi sulla base dei seguenti principi:

1. integrazione: integrare SIAS e SIUSA – insieme a due portali ad essi strettamente legati come Strumenti di ricerca online e Archivio Digitale – in una architettura informativa comune, con la condivisione del modello dati, dei contenuti e delle authority
2. coerenza dei modelli concettuali: aggiornare i diversi modelli sulla base della riflessione internazionale sugli standard descrittivi e farli confluire in un unico modello coerente, capace di accogliere tutti i dati prodotti negli anni passati
3. modularità della descrizione archivistica: rendere possibile una rappresentazione archivistica profonda, dai livelli alti fino alle unità, superando la tradizionale polarizzazione tra descrizione dei livelli alti nei sistemi informativi e quella dei livelli bassi in portali strumentali e ausiliari
4. apertura nei confronti di altri sistemi: condividere dati (in entrata e uscita) attraverso rinnovati tracciati di interoperabilità, garantendo retrospettivamente il recupero del pregresso
5. gestione degli oggetti digitali: caricare e gestire le digitalizzazioni in una teca multimediale comune e condivisa con altri domini colturali
6. fornitura di servizi: offrire agli archivi servizi dedicati alla gestione del proprio patrimonio archivistico, descrittivo e digitale, e agli utenti servizi innovativi per la consultazione, la ricerca e la richiesta di specifiche prestazioni.

Sulla scorta di questi principi è stato elaborato un progetto, che è stato sviluppato tra marzo 2022 e giugno 2024. Il progetto si è articolato su tre componenti:

1. un nuovo sistema informativo archivistico, dedicato alla creazione e gestione delle risorse descrittive
2. un nuovo portale unico di consultazione, per la ricerca e la fruizione dei dati descrittivi e degli oggetti digitali
3. un servizio di Sala studio virtuale, per attivare un dialogo diretto tra utenti e Istituti archivistici