La storia
Il Sistema Guida generale degli Archivi di Stato italiani trae origine dall'omonima opera a stampa, progettata da Claudio Pavone e Piero D'Angiolini negli anni Sessanta al fine di presentare, secondo uno schema logico e regole editoriali comuni, un panorama complessivo del patrimonio archivistico conservato negli archivi di Stato italiani.
Il primo progetto di automazione, avviato nel 1998 in collaborazione con il Centro MAAS del Consorzio Roma Ricerche, e realizzato nel corso di circa due anni, provvide al recupero in formato digitale del testo dei quattro volumi attraverso un software Optical Character Recognition (OCR). Il testo è stato successivamente codificato secondo una specifica Document Type Definition (DTD) del metalinguaggio di marcatura Standard Generalized Markup Language (SGML), in grado di mappare e riprodurre la struttura semantica della Guida e l'articolazione delle sue descrizioni archivistiche. I file SGML così prodotti sono stati resi interrogabili e navigabili mediante il software Highway prodotto dalla 3D informatica.
Nel 2003 è stato avviato un secondo progetto, che ha mirato ad una riconfigurazione del modello descrittivo, avvicinandolo, da un lato, a quello proposto dagli standard archivistici internazionali e superando, dall'altro, lo stretto parallelismo fra articolazione del testo a stampa e sua rappresentazione digitale. Il nuovo Sistema Guida Generale degli Archivi di Stato, reso accessibile online nel 2009, ha adottato, come linguaggio di codifica, il metalinguaggio eXtensible Markup Language (XML) e come tracciato descrittivo, quelle definito dall'Encoded Archival Description (EAD), per la descrizione della documentazione archivistica, e dell'Encoded Archival Context for Corporate Bodies, Persons, and Families (EAC-CPF) per quella dei soggetti produttori. È stata anche attuata un'evoluzione del software, grazie all'adozione della piattaforma eXtraWay, anch'essa sviluppata dalla 3D Informatica e, oltre alla pubblicazione dei dati sul web, è stato realizzato un modulo per la modifica e l'aggiornamento dei dati.
Le caratteristiche
Il Sistema Guida generale degli Archivi di Stato italiani, oltre alla navigazione nel patrimonio documentario di ciascun Archivio di Stato o Sezione, e a funzioni di ricerca per parola libera e per taluni campi presenta varie modalità di consultazione, fra le quali un percorso di natura storico-istituzionale a partire da una interazione dinamica tra una mappa del territorio italiano e una barra temporale che individua quindici momenti storici periodizzanti (dal periodo comunale alla Repubblica italiana). A seconda del periodo storico selezionato, si visualizzano sulla mappa d'Italia ed in un apposito elenco ad essa affiancato, i diversi contesti statuali o politico-istituzionali, comprendenti, oltre che un profilo storico-giuridico, anche liste delle varie istituzioni operanti all'epoca. Altri percorsi di ricerca consentono rispettivamente, di individuare gli Archivi di Stato che conservano fondi prodotti da enti non statali, quali comuni, corporazioni religiose, accademie, partiti politici ecc. oppure composti di documenti con particolari caratteristiche di supporto o di formato (quali pergamene, film, audiovisivi, catasti ecc.).
I vari percorsi di navigazione conducono a schede descrittive dei singoli fondi e, talvolta, alle loro principali serie.
Nel Sistema sono stati anche inclusi quei profili istituzionali generali di soggetti produttori, costituiti in prevalenza da uffici periferici degli Stati postnapoleonici, retti da una normativa comune o afferenti ad una medesima tipologia, che dovevano confluire in un quinto volume della Guida che non ha mai visto la luce.
Va tenuto conto che nella stragrande maggioranza dei casi le informazioni contenute nel sistema sono ancora quelle raccolte a suo tempo per la realizzazione del testo della Guida a stampa e, pur essendo ancora utili, possono essere non aggiornate.
