Nel giugno 2017 l’ICAR ha siglato con l'Associazione Wikimedia Italia – Associazione per la diffusione della conoscenza libera un accordo quadro di durata triennale, inteso a stabilire una collaborazione volta al riutilizzo e all'integrazione dei dati e dei materiali dei sistemi informativi archivistici e dei Portali coordinati dall’ICAR con i progetti Wikimedia e con il progetto OpenStreetMap.
Infatti l'ICAR, che svolge il coordinamento tecnico-scientifico del Sistema Archivistico Nazionale, dei nove Portali tematici realizzati all’interno del Sistema Archivistico Nazionale e degli altri sistemi informativi archivistici di rilievo nazionale (Sistema Guida Generale, Sistema Informativo degli Archivi di Stato, Sistema Unificato delle Soprintendenze Archivistiche), è interessato alla possibilità di garantire la fruizione dei contenuti di tali sistemi a una più vasta platea di utenti, attraverso la più ampia integrazione possibile dei propri materiali con i progetti Wikimedia e della OpenStreetMap Foundation;
In particolare, l’ICAR intende rendere disponibili per Wikimedia le banca dati in LOD (Linked Open Data) Anagrafe delle istituzioni che conservano archivi - cioè i soggetti conservatori d’autorità schedati nel sistema archivistico nazionale (SAN) - e l’Atlante storico delle istituzioni, relativo a comuni e province dall’Unità e destinato a essere incrementato in futuro con altre giurisdizioni quali ad esempio i distretti giudiziari e quelli militari. Inoltre, l’Istituto intende contribuire alla redazione, modifica e integrazione di voci di Wikipedia relative all’attività dell’Amministrazione archivistica attingendo ai contenuti del proprio sito, del Sistema informativo unificato delle Soprintendenze archivistiche, del Portale degli archivi degli architetti e del Portale degli archivi d’impresa.
Dal canto suo, Wikimedia Italia si impegna a integrare la base dati con i progetti Wikidata e OpenStreetMap, garantendo un flusso di aggiornamenti stabile e biunivoco con l’ICAR.
Per dare avvio alla realizzazione di questi obiettivi l’ICAR è stato affiancato da settembre 2017 a febbraio 2018 da un wikipediano stabilmente presente in sede, che ha curato un percorso di formazione alle procedure di Wikipedia del personale dell’Istituto coinvolto nel progetto, al quale partecipa l’intera redazione del SAN, e ne ha seguito i primi mesi di attività,
Nell’ambito dell’accordo, che prevede l’organizzazione in forma congiunta di iniziative volte a diffondere i principi dell'open access e dell'open culture, come convegni, workshop, editathon e altre tipologie di eventi, a conclusione della prima fase del progetto l’ICAR ha organizzato un incontro su Archivi su Wikipedia, che si è svolto il 21 marzo 2018 presso la Biblioteca nazionale centrale di Roma ed è stato preceduto da una “wiki-maratona”, indetta a partire dal 13 marzo con l’obiettivo di arricchire o creare nuove voci sull’enciclopedia libera a partire dai testi messi a disposizione con licenza libera dall’ICAR attraverso quattro siti del Sistema Archivistico Nazionale (SAN) e del Sistema Informativo Unificato per le Soprintendenze Archivistiche (SIUSA). Hanno preso parte all’iniziativa 19 wikipediani, che hanno inserito 128 nuove voci e ampliato 26 voci esistenti.
Ad oggi il personale dell’ICAR impegnato nel progetto ha creato 200 nuove voci e ne ha modificate significativamente 150, inserendo brevi descrizioni della documentazione esistente in rapporto a ciascun soggetto e i link alle pagine corrispondenti dei siti e portali archivistici.
Ha inoltre dato avvio a un’attività di caricamento in Wikicommons delle immagini presenti nel SAN, sia procedendo a un’attenta analisi per individuare quelle nel pubblico dominio, sia indirizzando ai soggetti possessori dei diritti la richiesta di autorizzarne la libera circolazione concedendo la licenza Creative Commons CC BY-SA.
A partire da febbraio 2018 è stata inviata a quasi 50 imprese che detengono i diritti su queste immagini una lettera di presentazione del progetto con la richiesta di autorizzare la libera pubblicazione delle immagini già presenti nel SAN, dove sono contrassegnate con un watermark o filigrana elettronica. Nei primi contatti è emersa una giusta preoccupazione di tutela del marchio dell'Azienda, alla quale si è risposto assicurando che i marchi rimangono esclusi dalla liberatoria.
Alla data dei primi di aprile 2018 sono pervenute risposte positive da Amarelli, Barilla, Fondazione ISEC e Associazione Mineraria Sarda, per un totale di un centinaio di riproduzioni di immagini e documenti testuali che vanno ad aggiungersi al patrimonio liberamente distribuito da Wikicommons e contribuiscono a diffondere in internet la consapevolezza dell’esistenza e della ricchezza del patrimonio archivistico italiano.
Il progetto GLAM/ICAR è stato presentato nell'ambito del convegno annuale "Sfide e Alleanze fra Biblioteche e Wikipedia" che si è tenuto il 7 dicembre 2018 presso la BNCF e quest'anno ha voluto dare spazio non solo ai progetti svolti presso le biblioteche ma anche a quelli di musei e archivi, ospitando un intervento di Antonella Mulè dal titolo: L'approdo degli Archivi nel mondo di Wikipedia.
