Il progetto
Il Portale europeo degli archivi (APE) fornisce informazioni sul patrimonio archivistico e sulle istituzioni deputate alla sua conservazione di 35 paesi europei sia facenti parte dell’Unione Europea che ad essa esterni. La finalità del Portale è quella di far emergere i caratteri comuni di questo patrimonio e delle vicende storiche di cui è testimone pur senza ignorare le differenze nazionali e regionali.
Il Portale ha avuto origine dal progetto europeo APEnet (2009-2012), sviluppato, con il supporto della Commissione Europea nell'ambito del programma eContentplus, con l'obiettivo di realizzare, in stretto contatto con Europeana, un punto di accesso comune ai sistemi descrittivi archivistici europee e alle loro raccolte di documentazione digitale. Il progetto, cui presero parte inizialmente 19 paesi, è stato seguito da un ulteriore iniziativa, denominata APEx – The Archives Portal Europe network of excellence che si è proposta di espandere la rete dei paesi e delle istituzioni facenti parte della rete e di potenziare i contenuti del Portale, dando vita ad una infrastruttura archivistica europea liberamente accessibile ai ricercatori e ai cittadini europei. Finanziato e sostenuto dalla Commissione Europea nel quadro dell'Information and Technology Policy Support Programme (ICT-PSP), APEx si è svolto dal 2012 alla fine del 2015 ed ha visto l'adesione di 34 partner appartenenti a 33 paesi. Al fine di garantire l'operatività del Portale, una volta concluso il progetto APEx, nell'ottobre 2015 è stata istituita Archives Portal Europe Foundation (APEF), cui hanno aderito 17 paesi che si sono impegnati a finanziare, attraverso una quota annuale, la manutenzione e l'ulteriore sviluppo del Portale.
La Fondazione, così come lo staff operativo, ha sede a L'Aja presso il Nationaal Archief (Archivio Nazionale) dei Paesi Bassi.
Il Portale europeo è partner strategico di Europeana, progetto della Commissione Europea, volto a garantire un unico punto di accesso al patrimonio di biblioteche, archivi, musei e collezioni audiovisive online.
Caratteri del Portale
Nella realizzazione del Portale europeo degli archivi, gli sforzi maggiori si sono concentrati sui due fronti della standardizzazione e della creazione di strumenti in grado di gestire e pubblicare dati provenienti da archivi diversi di tutta Europa.
Il Portale fornisce vari percorsi di ricerca e navigazione. Un primo livello permette di cercare informazioni relative agli istituti di conservazione, partendo dai loro paesi di appartenenza. Un secondo livello permette di accedere alle guide ai fondi, che forniscono una panoramica del patrimonio conservato in ciascun istituto. Infine, un terzo percorso di navigazione presenta gli inventari, fornendo descrizioni più dettagliate e strutturate della documentazione archivistica, indicazioni sulle modalità per la richiesta di consultazione in sala studio di questi materiali, e i link alle immagini digitali pubblicate sui siti dei singoli istituti.
Le descrizioni archivistiche sono state basate, fin dall'inizio, sui relativi standard internazionali: gli strumenti di ricerca sono codificati secondo EAD (Encoded Archival Description), le descrizioni degli istituti conservatori secondo EAG (Encoded Archival Guide). Successivamente sono state aggiunte descrizioni di enti, persone e famiglie produttori di archivi in conformità con EAC-CPF (Encoded Archival Context - Corporate Bodies, Persons, Families). L'uso comune di EAD facilita l'interoperabilità col portale della cultura Europeana, consentendo agli istituti partecipanti di fornire i propri contenuti a questo sito, attraverso gli strumenti messi a disposizione dal Portale europeo degli archivi.
Il contributo dell'ICAR
La Direzione generale per gli archivi ha aderito al Portale europeo degli archivi nel 2011 in qualità di content provider, avviando processi di cooperazione che miravano a sviluppare forme di interoperabilità fra il SAN, gli altri sistemi archivistici nazionali e APE, al fine di far confluire all'interno di quest'ultimo informazioni, strumenti di ricerca e riproduzioni digitali di documenti appartenenti agli archivi di Stato e agli archivi non statali.
Lo sviluppo delle metodologie e degli strumenti per assicurare l'interoperabilità fra i sistemi nazionali e APE, nonché la predisposizione dei processi di migrazione, sono svolti a cura dell'Istituto centrale per gli archivi: all’ICAR è spettato il compito di mettere a punto le procedure per l'esportazione delle descrizioni in formato EAG per i soggetti conservatori e in formato EAD-APE per gli strumenti di ricerca e i complessi documentari sino al livello di unità documentaria, garantendo altresì, attraverso un link, la relazione con i relativi oggetti digitali.
Fra il 2014 e il 2015 è stata realizzata la procedura di esportazione verso APE dei dati del Sistema Informativo degli Archivi di Stato. Con gli strumenti redazionali del portale è stato innanzitutto predisposto il cosiddetto Archival Landscape, formato dai soggetti conservatori statali (Archivio Centrale dello Stato, Archivi e Sezioni di Archivi di Stato).
Per assicurare l’interoperabilità con APE è stata poi definita la mappatura fra lo schema EAG-APE e il tracciato relativo ai soggetti conservatori d'archivio di autorità del Sistema Archivistico Nazionale. È stata quindi messa a punto una procedura automatica di generazione dei file EAG che accetta come input un file in formato CSV (estratto da una opportuna interrogazione dalla base dati SAN di consultazione pubblica relativamente ai soggetti conservatori di autorità, selezionando quelli passibili di pubblicazione). I file EAG così generati sono stati caricati manualmente su APE secondo l'articolazione dell'Archival Landscape.
È stata poi realizzata una procedura di esportazione direttamente dal sistema SIAS dei dati relativi a 117 fra Archivi di Stato e Sezioni secondo lo standard EAD-APE, e si è provveduto manualmente a caricarli sulla piattaforma APE.
Molto più complessa si è presentata la migrazione verso APE dei dati relativi agli archivi non statali, quantitativamente molto più consistenti di quelli degli Archivi di Stato. Il sistema APE non prevede purtroppo la possibilità di caricare massivamente e in modalità batch i più di 9.000 file in formato EAG, generati automaticamente, a partire dalle descrizioni presenti in SAN. Si è perciò avviato anche in questo caso il caricamento con procedura manuale. Tale procedura si presenta, però, eccessivamente onerosa dal punto di vista del tempo che richiede ed inoltre presuppone che anche in seguito gli aggiornamenti siano effettuati a mano e non attraverso meccanismi automatici. Di fronte a queste difficoltà si è deciso di sospendere il caricamento in attesa che siano sviluppate nel sistema APE funzionalità di caricamento automatico e di gestione massiva dei dati relativi ai soggetti conservatori e al patrimonio conservato.
Newsletter APEF
Nell'ambito della collaborazione con Archives Portal Europe Foundation (APEF), l'ICAR contribuisce, segnalando informazioni ed eventi relativi alle molteplici attività degli Archivi di Stato, alla redazione delle Newsletters APEF, la piattaforma comunicativa che aggiorna mensilmente sugli sviluppi del Portale europeo degli archivi e informa sulle storie e narrazioni provenienti dagli archivi nazionali europei.
Risultati raggiunti
Al termine della procedura di importazione in APE dei dati relativi al patrimonio documentario degli archivi di Stato, sul Portale sono presenti
le descrizioni di 120 fra Archivi di Stato e Sezioni di Archivio di Stato con il proprio patrimonio composto complessivamente di oltre 609.000 descrizioni di complessi archivistici
i metadati di 36.425 oggetti digitali
Con l'ultimazione delle procedure per il caricamento sul Portale di metadati descrittivi e dei relativi link alle riproduzioni digitali pubblicate nel SIAS e in altri sistemi degli archivi di Stato, gli oggetti digitali referenziati in APE saranno in totale circa 416.000.
