Modernizzare e razionalizzare la gestione del patrimonio archivistico nazionale attraverso un unico sistema virtuale. Questo l’obiettivo della nuova infrastruttura digitale sviluppata dall’Istituto Centrale per gli Archivi (Icar), in collaborazione con la Direzione generale Archivi del Ministero della Cultura, alla quale dovranno aderire, seguendo un preciso cronoprogramma, tutti gli Archivi di Stato e le Soprintendenze archivistiche.
Il progetto, dettagliato dalla circolare n.42 del 22 luglio 2024 del Direttore generale Archivi, Antonio Tarasco, si articolerà in tre componenti chiave: il Sistema Informativo Archivistico (SIA), il portale pubblico "Archivi Nazionali" e il modulo informatico "Sala Studio".
Il SIA rappresenta un passo fondamentale nel superare le attuali difficoltà di navigazione e consultazione dei documenti, consentendo un accesso unitario a risorse descrittive, oggetti digitali e strumenti di ricerca, fino ad ora dispersi in sistemi separati. Attraverso il portale "Archivi Nazionali", gli utenti potranno facilmente orientarsi nella consultazione delle fonti documentarie disponibili a livello nazionale, rendendo la ricerca più semplice e accessibile.
La piattaforma "Sala Studio”, rilasciata pubblicamente l’8 luglio 2024 e già adottata dagli Archivi di Stato di Firenze, Milano e Venezia, consente agli utenti di inoltrare facilmente richieste di consultazione dei documenti, di fotoriproduzione, di copia conforme informatica, di ricerca da remoto e di assistenza nella ricerca. “L’adesione di tali Archivi a Sala Studio non significa che gli altri 98 Archivi di Stato siano liberi di adottarne uno diverso”, si legge nella circolare n.42/2024. “Al contrario, tale programma, in prospettiva, dovrà costituire il solo e unico programma di consultazione e di accesso ai servizi archivistici adottato dai 101 Archivi di Stato del Ministero della Cultura”.
È importante “garantire agli utenti un unico punto di accesso alle risorse informative e ai servizi digitali, al pari di quanto avviene in altre Nazioni”, si legge ancora nella circolare. Questo approccio non solo migliorerà l'esperienza degli utenti ma contribuirà anche a ridurre i costi legati alla gestione di portali e applicativi locali, promuovendo un sistema archivistico nazionale integrato ed efficiente.
Per facilitare questa transizione, la Direzione generale ha invitato gli Istituti archivistici a collaborare con l'Istituto Centrale per gli Archivi per pianificare le modalità operative della migrazione dei propri sistemi informativi nella nuova infrastruttura, fornendo aggiornamenti bimestrali sullo stato dei lavori.
Il programma delle migrazioni dovrà essere reso noto alla Direzione generale entro e non oltre il 15 settembre 2024.
Infine, gli Istituti sono invitati ciascuno a comunicare il nominativo di un referente dei sistemi informativi che dovrà interfacciarsi con l’ICAR (referente: dott.ssa Stella Di Fazio; e-mail: ic-a[at]cultura.gov.it; tel.: 06-5190976).
